学生档案是学生在校学习期间的历史记录，是学生德、智、体、美等方面表现的真实反映。为了使我校中国本科生档案管理工作更加科学化和规范化，全面准确地反映学生的实际情况，特制定本办法。
一、档案管理部门的职责范围
我校接受普通高等教育的中国本科生档案由校学生处就业管理科统一管理。就业管理科负责学生归档材料的催要、查找和保管，并向用人单位及时转递毕业生档案。档案管理人员要严格遵守保密制度，保证学生档案的完整和安全。
二、归档范围
(一)履历类材料和鉴定材料：中学生登记表、高等学校学生登记表、高等学校毕业生登记表、姓名变更材料、军训鉴定表。
(二)学习成绩材料：学习成绩单、毕业论文评阅书。
(三)入党材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书和党员登记表。
(四)奖励：三好学生登记表、优秀学生干部登记表、奖学金登记表、优秀毕业生登记表。
(五)处分处理材料。
(六)其它有必要归档材料。
三、归档材料的要求
(一)个人填写的履历表必须要求本人如实填写。
(二)归档材料应是完整的。
(三)材料署名必须用本人户口法定姓名，不得用同音字或不规范简化字代替，更不能不经有关部门批准擅自改名换姓。
(四)凡属档案材料必须认真书写，不得用不规范简化字、错误字或同音字，字迹要清楚、工整，书写工具一律使用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔、铅笔。
(五)学生档案材料属长期保存的机密材料，其载体材料应选用质量较好的纸张，其规格应按统一规定，即长二十七公分、宽二十公分的纸张(十六开纸)，左边要留有2.5公分的装订线。
四、查阅、借阅档案的手续
(一)因工作需要，经档案管理人员同意后，可查阅学生档案。
(二)查阅、借阅学生档案只限于所在系和学校有关部门负责人或其指派有关人员(系、团组织负责人、辅导员、班主任)在就业管理科查阅。
借档人应严格遵守借档纪律，不得借阅本人及亲属的档案，未经有关部门批准不得借阅本系以外学生的档案。
(三)学生档案一般应在就业管理科查阅，如有特殊情况必须借出时，须经档案管理人员批准，履行登记手续后方可借出。所借档案应在一周内归还。不能按期归还，应向档案管理人员说明原因。
寒暑假期间学生档案停止外借，已经借出的档案应在放假前归还。
(四)阅档人应严格遵守保密制度和阅档规定，保证档案的安全，借出的档案不得带到宿舍或公共场所，不得转借他人或向他人泄漏档案内容。
(五)阅档人对待档案材料要认真负责。阅档时对档案内容不得涂改、添注、勾划、损坏档案材料，不得随意抽出或增加档案零星材料。查阅两份以上档案时，不要同时打开，以防止装错或丢失。
如发现档案中有问题，应及时向档案工作人员说明，由档案管理部门按有关规定处理，阅档人不得擅自作主进行处理。
五、新生档案接收工作
(一)新生档案应由校学生处招生教育科统一交给就业管理科。
(二)新生的档案应与招生教育科提供的新生名单一致，如果出现误差应及时查明原因，缺少的档案应由招生教育科查找催要。错招或取消录取资格的新生，其档案由招生教育科负责转出。
(三)在新生入学报到后，对在学生档案中的党组织材料由就业管理科转交校党委组织部。
(四)就业管理科接收新生档案后，应逐份认真整理，对于仍缺的档案材料应查明原因，并立即进行查找和催要。
六、新生档案的审阅
(一)查阅新生档案，由各系指定专人负责，指定专人阅档，根据本单位具体情况提出阅档要求，做好所需情况的记录。还档后，就业管理科不再成批提供学生档案。
(二)各系需要借阅的新生档案，由各系指定专人统一到就业管理科办理借阅手续。为保证新生档案安全，阅档人须严格遵守阅档纪律和保密要求。查阅档案必须在各系指定的办公室进行，严禁将档案带到宿舍或其他场所。
(三)各系在还档时，要认真核查所借档案份数，以及有无档案材料散落遗失现象，然后将新生档案以班级为单位按照学生的学号顺序排列移交就业管理科，办理还档手续。
(四)在一般情况下，定于每年新生入学后第二周为借档时间。各系应按规定时间到就业管理科办理借档手续，阅档时间一般定为十天。
七、毕业生档案材料的移交
(一)毕业生的档案材料是用人单位选拔毕业生的重要依据。学生毕业时，就业管理科应迅速将学生档案转到用人单位。各系应严格遵守档案工作纪律，保证档案材料的安全，防止迟交、漏交，按时将有关材料移交就业管理科，并将材料按照学号顺序排列，以便归档。
(二)移交毕业生材料的范围
高等学校毕业生登记表、学生成绩单、优秀毕业生登记表等。
(三)关于毕业生一些其它材料的归档问题
除以上移交毕业生材料范围以外的需归入学生档案的材料，例如三好学生登记表、优秀学生干部登记表、处分决定书等，应在平时工作中，随着材料的产生及时转交就业管理科。预备党员在毕业时尚未转正，其入党志愿书应送交就业管理科。
八、毕业生档案的转递
毕业生档案由就业管理科负责转递，一般通过机要部门按照学生的毕业去向转递。学生档案不允许本人自带。
九、本办法由学生处负责解释。
十、自公布之日起实施。